Huishoudelijk Reglement

De Buurt

De vereniging heeft tot doel: “het op wettige wijze de samenhorigheid onder de buurtgenoten in de buurt Klein-Schoot, te Budel - Schoot in de gemeente Cranendonck, te bevorderen en activiteiten te ontplooien voor gezonde ontspanning en gezelligheid”. Dit tracht men ondermeer te bereiken door het ontplooien van activiteiten voor de leden van buurtvereniging Klein-Schoot

Verenigingsjaar

Het verenigingsjaar loopt van 1 februari tot en met 31 januari van enig jaar.

Leden

1. Leden zijn zij die woonachtig zijn in de buurt Klein-Schoot en die zich als lid bij het bestuur hebben aangemeld en door het bestuur als lid zijn toegelaten.
2. Het lidmaatschap kan zowel persoonlijk als in gezinsverband worden aangegaan. Onder gezinsverband wordt verstaan iedere samenlevingsvorm waarbij men al dan niet met minderjarige kinderen op één adres samenwoont.
3. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig informeren van de Buurtvereniging over wijzigingen in de gezinssamenstelling.

Bestuur

1. De bestuursleden worden door het zittend bestuur benoemd uit leden van de vereniging.
2. De taakverdeling, bevoegdheden en verplichtingen van ieder der leden van het bestuur worden, met inachtneming van de bepaling van de statuten en van dit reglement, door het bestuur vastgesteld.
3. Het bestuur kan een vicevoorzitter benoemen die in voorkomende gevallen de taken van de voorzitter overneemt.
4. Het bestuur vergadert zo vaak als bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten, minimaal 4 maal per kalenderjaar
5. Besluitvorming in bestuursvergaderingen gebeurt bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.  
6. Bij spoed kunnen bestuursleden telefonisch of per e-mail geraadpleegd worden; op de eerstvolgende bestuursvergadering wordt nader gerapporteerd.
7. Het bestuur voorziet in een doorlopend actuele rooster van aftreden met inachtneming van het gestelde in de statuten (zie ook zittingstermijn)
8. De leden van het bestuur genieten voor hun werkzaamheden geen beloning.
9. Onkosten van zowel bestuur als leden van de buurtvereniging worden vergoed voor zover deze in het belang van de buurtvereniging worden geacht en na goedkeuring vooraf van het bestuur.

Voorzitter

1. De voorzitter leidt de vergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen.
2. De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergadering vast.  
3. Bij afwezigheid van de voorzitter vervangt de vicevoorzitter en bij diens afwezigheid één van de andere bestuursleden.

Secretaris

1. De secretaris is verantwoordelijk voor het maken van notulen van de vergaderingen.
2. De secretaris is verantwoordelijk voor de samenstelling van het op de algemene ledenvergadering uit te brengen jaarverslag van de buurtvereniging.
3. De secretaris is verantwoordelijk voor de namens de buurtvereniging gevoerde correspondentie en draagt zorg voor het administratief archief waaronder de ledenlijst.  

Penningmeester

1. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheren van de gelden van de vereniging en de registratie hiervan en draagt zorg voor het financieel archief.
2. De penningmeester legt jaarlijks op de algemene ledenvergadering namens het bestuur verantwoording af.
3. De penningmeester is verplicht het bestuur desgevraagd tussentijds te informeren over de actuele financiële stand van zaken.

Overige bestuursleden

Taken van de overige bestuursleden:

1. het ontlasten van de bestuurstaken in overleg met elkaar.
2. het uitvoeren van incidentele opdrachten voor het goed functioneren van het bestuur en de vereniging, zoals het leiden van commissies binnen de vereniging.
3. staan voorzitter, secretaris en penningmeester terzijde en zijn verplicht, indien nodig, hun werkzaamheden over te nemen.

Zittingstermijn bestuur

Het bestuur bestaat uit een door de algemene ledenvergadering te bepalen oneven aantal van minimaal 7 meerderjarige personen. Elk bestuurslid treedt ten laatste 4 jaren na zijn benoeming af volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden. Voorzitter, secretaris en penningmeester of 2 van hen treden nooit gelijktijdig af. Aftredende leden zijn direct herbenoembaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in. In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. De voorzitter wordt op voordracht van het bestuur in zijn functie gekozen uit de bestuursleden, door de algemeneledenvergadering met een meerderheid van 2/3 der uitgebrachte stemmen.  

Commissies

1. Het bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak door een, of meer, uit de leden of donateurs gevormde commissie(s) doen bijstaan. Hiervoor kunnen aparte reglementen worden gemaakt.
2. De taak van een commissie zal worden uitgevoerd in overleg met, en onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Kascontrolecommissie

1. De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie.
2. De kascontrolecommissie bestaat uit ten minste twee leden. De leden treden na twee jaar af en zijn maximaal twee maal onmiddellijk herkiesbaar.
3. De kascontrolecommissie controleert jaarlijks de financiële verantwoording van het bestuur, en brengt hierover verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
4. Nadat de kascontrolecommissie de financiële verantwoording in orde heeft bevonden en hierover in de algemene ledenvergadering verslag heeft gedaan, zal het bestuur c.q. de penningmeester decharge worden verleend.

Algemene ledenvergadering

1. Alle leden/donateurs en meerderjarige gezinsleden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering.
2. Ieder lid/donateur heeft één stem in de algemene ledenvergadering. In geval van een gezinslidmaatschap kunnen maximaal twee stemmen worden uitgebracht door leden van één gezin, mits meerderjarig.

Contributie

1. Ieder lid is jaarlijks een contributie verschuldigd. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
2. Voor bij een lid inwonende minderjarige kinderen is geen jaarlijkse contributie verschuldigd. Inwonende meerderjarige kinderen kunnen desgewenst persoonlijk lid/donateur worden.
3. Betaling van de contributie vindt plaats per contante betaling aan de penningmeester of één van de gevolmachtigde bestuursleden, vóór aanvang van het lidmaatschapsjaar per 1 februari.
4. Het lidmaatschap kan op elk moment in een jaar ingaan, waarbij de contributie altijd voor een volledig verenigingsjaar wordt berekend.
5. Restitutie van contributie na beëindiging van het lidmaatschap wordt niet verleend.
6. Een lid kan bij verhuizing, persoonlijk bij een van bestuursleden, aangeven of men gedurende de rest van het lidmaatschapsjaar gebruik wenst te maken van de rechten en verplichtingen. Het lid dient echter ten alle tijden zelf notie te nemen van enige activiteit. Eventuele presentjes, zoals voor Moederdag en Sinterklaas,  kunnen worden opgehaald bij een voor het adres verantwoordelijke, of nader aan te duiden, bestuurslid.

Begunstigers

(ook wel donateurs genoemd)

1. Begunstigers zijn zij die zich bereid hebben verklaard de buurtvereniging te ondersteunen en die door het bestuur als begunstiger zijn toegelaten.
2. Begunstigers zijn woonachtig in de buurt als omschreven in art. 1 of zijn in de buurt woonachtig geweest, dan wel hebben een andersoortige sociale binding met de buurt.  

Activiteiten

1. Het bestuur dient minimaal 3 activiteiten per jaar te organiseren.
2. Leden, begunstigers en introducés kunnen deelnemen aan activiteiten welke door of namens de buurtvereniging worden georganiseerd.  
3. Het bestuur kan bepalen dat deelname aan activiteiten uitsluitend is voorbehouden aan bepaalde doelgroepen.
4. Voor deelname aan activiteiten kan een eigen bijdrage worden gevraagd. De hoogte van de eigen bijdrage wordt door het bestuur vastgesteld.
5. Alleenstaande leden van 18 jaar en ouder mogen een introducé meebrengen bij alle activiteiten. Voor deze introducé geldt hetzelfde als voor de eigen leden van de buurtvereniging, maar van introducés kan door het bestuur een (hogere) geldelijke bijdrage worden verlangd.
6. Het bijwonen van activiteiten van de buurtvereniging dient te geschieden op een nette en ordentelijke manier. Een deelnemer die overlast veroorzaakt zal van het bestuur een waarschuwing ontvangen. Indien deze waarschuwing geen resultaat oplevert kan de deelnemer door het bestuur van verdere deelname worden uitgesloten.
7. Vaste jaarlijks terugkerende activiteiten:
   1. Sinterklaas presentje voor kinderen tot en met 12 jaar. Daar waar leden het op prijs stellen, komt Sinterklaas het presentje persoonlijk aan de kinderen, die de basisschool nog niet hebben verlaten, overhandigen. Leden zonder kinderen zullen ook een presentje ontvangen.
   2. Paaseitjes zoeken voor kinderen tot en met 10 jaar.
   3. Jaarlijkse Moeder- / Vaderdag verrassing voor elk lidmaatschap van de BV. Deze worden uitgedeeld door bestuursleden rond Moederdag.
   4. Uitstapje, geschikt voor het gehele gezin.

Bij alle activiteiten voor kinderen, mogen minderjarige kinderen alleen deelnemen onder begeleiding van één van de ouders of een meerderjarige begeleider/gastouder. De minderjarige kinderen dienen op de aanmeldingslijst te staan van de betreffende begeleider. In het geval van busreizen dienen minderjarige kinderen naast een van de ouders of meerderjarige begeleider plaats te nemen.

Materialen

Materialen, eigendom van de vereniging, zijn afgetekend op een aparte lijst. Op deze lijst staat tevens vermeld wie de materialen beheert en als zodanig het aanspreekpunt is. Bij opzegging van het lidmaatschap dient hij/zij de spullen over te dragen aan de buurtvereniging

Bijzondere gebeurtenissen

Namens de buurtvereniging zal bij de volgende gebeurtenissen een kaart, attentie of kado worden bezorgd, mits het bestuur hiervan tijdig op de hoogte is gesteld. De hoogte van de bedragen die per attentie of kado gelden worden op de jaarlijkse ledenvergadering vastgesteld.

1. Bij geboorte van een kind bij een lid van de buurtvereniging wordt er een felicitatiekaart toegestuurd of bezorgd.
2. Bij een huwelijk van een lid van de buurtvereniging wordt er een felicitatiekaart toegestuurd of bezorgd.
3. Bij een 40-, 50- en 60-jarig huwelijk van een lid wordt een kado aangeboden namens de vereniging.
4. Indien een lid langere tijd ziek is of verpleegd wordt in een (zieken)huis, wordt een beterschapkaart toegestuurd of bezorgd.
5. Bij het overlijden van een lid van de vereniging wordt namens de vereniging:
   1. een bloemstuk bezorgd op de dag van de begrafenis of crematie, of
   2. een misintentie verzorgd in de parochiekerk OLV Visitatie en H. Antonius van Padua.  
6. Bij een officiële gebeurtenis van een andere vereniging, stichting of genootschap zal, door een delegatie van het bestuur, een attentie worden bezorgd; dit zal in de meeste gevallen een geldelijke bijdrage zijn. De hoogte van deze bijdrage of waarde van het cadeau zal per geval bepaald worden door het dagelijks bestuur. Uitnodigingen van informele aard en van „niet‟ verenigingen worden als privé uitnodiging gezien. Eventuele presentjes zijn dan geheel voor eigen rekening, ook als meerdere bestuursleden zijn uitgenodigd.

Aansprakelijkheid

1. Ieder van de deelnemers aan activiteiten is aansprakelijk voor de door hem aan de zaken der buurtvereniging aangerichte schade.
2. De buurtvereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of vermissing van eigendommen, dan wel schade aan eigendommen of letsel aan personen.

Verzekeringen

Alle vrijwilligers die enige activiteit in opdracht van de Buurtvereniging verrichten vallen automatisch onder de door de BV afgesloten Vrijwilligerspolis. De Vrijwilligerspolis bestaat uit een drietal verzekeringen, te weten:

• Een schadeverzekering voor vrijwilligers
• Een aansprakelijkheidsverzekering
• Een ongevalleninzittendenverzekering
• Aanvullend zijn alle bestuursleden ook verzekerd binnen de Bestuurders Aansprakelijkheidsverzekering (BTA); deze dekt het risico tegen de geldelijke gevolgen van persoonlijke aansprakelijkheid. Bij een ongeval en / of geleden schade, moet men dit binnen 24 uur melden bij de Penningmeester.

Wijziging Huishoudelijk Reglement

1. Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden kenbaar gemaakt in de algemene ledenvergadering.
2. Voorstellen tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement gaan uit van het bestuur. In de periodieke Bestuursvergadering kunnen veranderingen aangebracht worden in het Huishoudelijk Reglement.

Slotbepalingen

1. Het bestuur alsmede de leden zijn strikt gebonden aan alle artikelen van statuten en reglement. Wanneer een lid handelt in strijd met de statuten, reglementen, besluiten van de BV, of de buurtvereniging op onredelijke wijze benadeelt, kan het bestuur dit lid van de ledenlijst afvoeren.
2. Het huishoudelijk reglement dient uitsluitend gezien te worden als aanvulling en ter verduidelijking van de statuten. De bepalingen in de statuten zijn te allen tijde preferent op het Huishoudelijk Reglement.
3. In alle gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorziet, beslist het bestuur, leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur.
4. Nietigheid van een van de hiervoor opgenomen bepalingen leidt niet tot nietigheid van alle bepalingen.

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering

Buurtvereniging Klein-Schoot, d.d. 20-01-2011